Multiprojektmanagement

Aktualisiert: Nov 1

VISTEM Seminare, Workshops, Trainings zum Themenfeld "Multiprojektmanagement"


Multiprojektmanagement ist die Planung, Gestaltung, Regelung und Kontrolle der Multiprojektorganisation mit drei zentralen Fragestellungen:

  1. Welche Projekte sollen durchgeführt und fertiggestellt werden (in der für die Gesamtorganisation richtigen Reihenfolge), um die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens bestmöglich zu befördern?

  2. Was ist der richtige Inhalt für jedes einzelne Projekt, so dass alle Stakeholder vom erfolgreichen Abschluss des Projekts bestmöglich profitieren?

  3. Wie werden die Projekte möglichst effektiv und effizient fertiggestellt?



Mehr Projekte in kürzerer Zeit



Projekte benötigen Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen. Weder die Ressourcen und erst recht nicht die Manager sind einem Projekt eindeutig zugeordnet.


Wenn Ressourcen und Management-Aufmerksamkeit (zu) knapp sind, konkurrieren die Projekte (vertreten durch ihre Projektmanager oder andere am Projektergebnis Interessierte) um Ressourcen und Aufmerksamkeit. Die Folgen davon: Zwickmühlen und Konflikte bei und zwischen Linienführungskräften, Projektmanagern und Ressourcen. Diese Zwickmühlen und Konflikte begünstigen Multitasking, dünne Ressourcenverteilung und andere Management-Mechanismen, die zu Verschwendung von Ressourcen und Durchlaufzeit führen. Ein Teufelskreis.


VISTEM unterstützt Managementteams darin, ungünstige Managementmechanismen durch solche zu ersetzen, die die typischen Zwickmühlen und Konflikte auflösen und den Fluss der Arbeit fördern (siehe Mehr Projekte in kürzerer Zeit). Durch diese Vorgehensweise erzielen Unternehmen signifikante Performancesteigerungen (siehe hier).


Den konzeptionellen Rahmen dafür vermitteln wir in folgenden Seminar-/Trainings-Modulen:


Modul 1: Wirtschaftliche Implikationen

  • Wirtschaftliche und andere Nachteile, die Unternehmen (und ihren Kunden) dadurch entstehen, dass Projekte langsam und unzuverlässig sind, Projekte abgebrochen werden müssen, für das Unternehmen wichtige Projekte nicht realisiert werden können.

  • Wirtschaftliche und andere Vorteile, die durch „Mehr Projekte in kürzerer Zeit“ realisiert werden können (Volumen, Preise, Umsatz, Gewinn).

Modul 2: Übliche Management-Mechanismen, lokale Optimierung

  • VUCA & Murphy’s Law

  • Multiprojektmanagement & Matrixorganisation

  • Work in Progress: Multitasking, dünne Ressourcenverteilung, DeSynchronisation, DeFokus, lange Durchlaufzeiten, zunehmende Verspätungen, längere Pläne, früherer Start

  • Parkinson’s Law & Integration: warum ‚Verfrühungen‘ nicht entstehen können während sich Verspätungen ‚fortpflanzen‘

  • Zunahme von Berichten, Kontrollen, Meetings

Modul 3: Alternative Management-Mechanismen, Flow

  • Kontrolle & Steuerung des Work in Progress

  • Planung von Projekten mit expliziten Sicherheiten

  • Staffelung der Projekte am selbstgewählten Engpass

  • Taktische Prioritäten unter Berücksichtigung von Projektfortschritt und Pufferverbrauch

  • (veränderte) Rollen der Projekt- und Ressourcen-Führungskräfte

  • Task-Management: Singletasking, Gute Ressourcenausstattung

  • Projektmanagement: schnelle Problemlösung, Pufferverbrauch reduzieren

  • Top-Management: Wirksame Unterstützung der Projekte

Modul 4: Transformation von lokaler Optimierung zu Flow

  • Einigkeit im Management

  • WIP reduzieren

  • Gute Vorbereitung etablieren

  • Planungs- und Steuerungs-Mechanismen transformieren

  • Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten auf Flow ausrichten

  • Maßnahmen der ständigen Verbesserung auf Flow ausrichten

Jedes Modul kann – je nach Bedarf – in unterschiedlicher Tiefe und mit entsprechend unterschiedlichem Zeitbedarf zum Einsatz kommen. Die Realisierung ist online oder klassisch möglich.


Überblick

< 1 Std.

  • Keynote / Kurzvortrag zum Thema

  • Verständnisfragen

Kurz-Workshop

2 - 4 Stunden

  • Keynote / Kurzvortrag zum Thema

  • Darstellung von Methoden, Vorgehensweisen, Prozessen

  • Kurze Einzel-, Paar- oder Gruppenübung mit anschließender Reflektion

  • Verständnisfragen

Intensiv-Training

1 - 2 Tage

  • Keynote / Kurzvortrag zum Thema

  • Ausführliche Darstellung von Methoden, Vorgehensweisen, Prozessen

  • Mehrere Einzel-, Paar- oder Gruppenübungen mit jeweils anschließender Reflektion

  • Verständnisfragen

  • Bewusster Transfer in den Alltag


Öffentlich verfügbare Seminare

- zusammengestellt aus diesen Modulen - sind z.B.

  • Leitfaden zur nachhaltigen Effizienzsteigerung im Projektmanagement (VDI)

  • Mehr Projekte in kürzerer Zeit (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)

  • Mehr Projekte in kürzerer Zeit (ManagementCircle)

  • Mehr Projekte in weniger Zeit (ZfU Zentrum für Unternehmensführung)

  • Multiprojektmanagement effektiv einführen (VDI)

  • Multiprojektmanagement – Das Management parallel laufender Projekte (TAE)



Zweitbeste Lösung


Die im Unternehmen angewandten Management-Mechanismen bilden den Rahmen, innerhalb dessen die "unteren" Linien- und Projektführungskräfte arbeiten müssen; sie können die Spielregeln des Gesamtsystems kaum verändern. Vielmehr sind sie aufgefordert, im Rahmen der für sie geltenden Restriktionen bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.


Um in den Zwickmühlen und Konflikten einer typischen Multiprojektorganisation gut bestehen und (im Rahmen der Möglichkeiten) produktiv wirken zu können, bieten sich – als zweitbeste Lösung – verschiedene Methoden und Arbeitsweisen an, die helfen

  • Projekte so zu planen, dass sie von den Ressourcen möglichst gut umgesetzt werden können,

  • die eigene Abteilung / Gruppe so zu organisieren, dass die Mitarbeitenden störungsarm und effizient arbeiten können,

  • Transparenz über Fortschritt und Risikolevel aller Projekte zu erzeugen, so dass Manager gut informiert sind und sinnvoll unterstützen können.

Der Einsatz dieser Methoden kann Stress verringern, Arbeitszufriedenheit erhöhen und Produktivität steigern. Ein Performanceniveau, wie es von Unternehmen bekannt ist, die nach den Prinzipien von "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" arbeiten, ist auf diesem Weg nicht erreichbar.


VISTEM unterstützt Führungskräfte darin, diese Methoden im eigenen Unternehmen erfolgreich zu etablieren.


Wir vermitteln diese Methoden in Form von Seminaren, Trainings und Workshops, die – je nach Bedarf – aus verschiedenen Modulen zusammengestellt werden können:


Modul 21: Projekt- und Multiprojektplanung

  • Anforderungen an Projektpläne in einer Multiprojektumgebung

  • Identifikation / Definition von Arbeitspaketen und Abhängigkeiten

  • Schätzung und Planung von Durchlaufzeiten und Aufwänden

  • Ressourcenplanung

  • Detaillierungsgrad / Mehr-Ebenen-Planung

  • Kritischer Pfad / Kritische Kette

  • Chronische Überlast erkennen und entzerren (soweit möglich)

Modul 22: Steuerung der Projektumsetzung

  • Rolle der „unteren“ Führungskräfte in der Linie als „Treiber“ der Projektumsetzung

  • Die Arbeitspakete aus den Projekten in der – für das Unternehmen – richtigen Reihenfolge starten und fertigstellen

  • Rolle der Projektmanager:innen als Kommunikatoren und Problemlöser

  • Erfassung und Meldung von Projektfortschritt und -aufwand

  • Produktive Kooperation zwischen Projekt- und Ressourcen-Management während der Projektumsetzung

  • Hol- und Bringschuld / Staffelläufer-Prinzip

Modul 23: Transparenz und Management-Intervention

  • Vereinfachte Formen der Berichterstattung

  • Permanente Transparenz für das Top-Management zu Projektfortschritt, aktuellen Risiken und Handlungsbedarfen

  • Wie Top-Management Probleme erkennt und wirksam unterstützt

  • Notwendige strategisch-operative Prioritätensetzung bei Überlast (Welches Projekt soll verschoben werden, um ein anderes rechtzeitig oder früher liefern zu können? Wann wird das verschobene Projekt geliefert?)

Modul 24: Vertrags- und Änderungs-Management

  • Notwendige und (von Kunden) gewünschte Veränderungen an Content, Zeit oder Budget erkennen

  • Konsequenzen analysieren und Lösungen entwickeln

  • Wirksame Kommunikation von Kundenwünschen

  • Schädliche Einflüsse von Kunden identifizieren und produktiv (vorwurfsfrei) kommunizieren

  • Umgang mit Kundenanforderungen, die das Unternehmen nicht erfüllen kann/will

  • Umgang mit (unzuverlässigen) Lieferanten

Modul 25: Persönliche Arbeitsorganisation für Führungspersonen

  • Unterschied zwischen „dringend“ und „wichtig“

  • Realistische Tages- und Wochenplanung

  • Umgang mit Störungen

  • Vereinbarung störungsfreier Zeiten

  • Vertreter-Regelungen

  • „Getting Things Done“

Modul 26: Team-Arbeitsorganisation

  • Projekt-Arbeitspakete in umsetzbare Aufgaben zerlegen

  • Überblick behalten: an was kann gearbeitet werden? An was wird gearbeitet? Wo gibt es Probleme? Was ist fertig?

  • Sinnvoll und wirksame Prioritätensetzung bei temporärer oder chronischer Überlast

  • Aufbau und Nutzung eines Team-Task-Boards (für Ressourcenteams und/oder Projekt-Teams)

  • Gestaltung und Nutzung eines täglichen Routine-Prozesses für die Team-Arbeits-Organisation

  • Anzahl und Dauer von Meetings wirksam reduzieren

  • Besprechungen ziel- und lösungsorientiert gestalten

  • Techniken für Problem- und Konfliktlösung in Besprechungen

Modul 27: Umgang mit Zwickmühlen und Konflikten

  • Methoden für Identifikation und Klassifikation von Zwickmühlen und Konflikten

  • Chronische Konflikte sichtbar machen und sinnvoll adressieren

  • Akute Konflikte aufgreifen und zielorientiert lösen

  • Was tun, wenn „Verantwortung“ und „Befugnis“ voneinander abweichen?

  • Von gegenseitigen Schuldzuweisungen zu produktiver Kooperation

Modul 28: Umgang mit Restriktionen, Überforderung und Niederlagen

  • Der Abschied von „Ausreden“

  • Wie wir uns selbst beschränken durch Begründungen, warum etwas nicht geht

  • Unproduktive Denk- und Verhaltens-Muster bei sich selbst erkennen und durch produktive Muster ersetzen

  • „zweitbeste Lösungen“ finden, akzeptieren und umsetzen können

Selbstverständlich stehen die in diesen Modulen vermittelten Methoden und Arbeitsweisen nicht im Widerspruch zu „Mehr Projekte in kürzerer Zeit“. Im Gegenteil: ihr Einsatz kann noch größere Wirksamkeit entfalten, wenn die Gesamtorganisation auf die Prinzipien von „Flow“ ausgerichtet ist.

 
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