Multiprojektmanagement
Aktualisiert: 1. Nov. 2020
VISTEM Seminare, Workshops, Trainings zum Themenfeld "Multiprojektmanagement"
Multiprojektmanagement ist die Planung, Gestaltung, Regelung und Kontrolle der Multiprojektorganisation mit drei zentralen Fragestellungen:
Welche Projekte sollen durchgeführt und fertiggestellt werden (in der für die Gesamtorganisation richtigen Reihenfolge), um die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens bestmöglich zu befördern?
Was ist der richtige Inhalt für jedes einzelne Projekt, so dass alle Stakeholder vom erfolgreichen Abschluss des Projekts bestmöglich profitieren?
Wie werden die Projekte möglichst effektiv und effizient fertiggestellt?
Mehr Projekte in kürzerer Zeit
Projekte benötigen Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen. Weder die Ressourcen und erst recht nicht die Manager sind einem Projekt eindeutig zugeordnet.
Wenn Ressourcen und Management-Aufmerksamkeit (zu) knapp sind, konkurrieren die Projekte (vertreten durch ihre Projektmanager oder andere am Projektergebnis Interessierte) um Ressourcen und Aufmerksamkeit. Die Folgen davon: Zwickmühlen und Konflikte bei und zwischen Linienführungskräften, Projektmanagern und Ressourcen. Diese Zwickmühlen und Konflikte begünstigen Multitasking, dünne Ressourcenverteilung und andere Management-Mechanismen, die zu Verschwendung von Ressourcen und Durchlaufzeit führen. Ein Teufelskreis.
VISTEM unterstützt Managementteams darin, ungünstige Managementmechanismen durch solche zu ersetzen, die die typischen Zwickmühlen und Konflikte auflösen und den Fluss der Arbeit fördern (siehe Mehr Projekte in kürzerer Zeit). Durch diese Vorgehensweise erzielen Unternehmen signifikante Performancesteigerungen (siehe hier).
Den konzeptionellen Rahmen dafür vermitteln wir in folgenden Seminar-/Trainings-Modulen:
Modul 1: Wirtschaftliche Implikationen
Wirtschaftliche und andere Nachteile, die Unternehmen (und ihren Kunden) dadurch entstehen, dass Projekte langsam und unzuverlässig sind, Projekte abgebrochen werden müssen, für das Unternehmen wichtige Projekte nicht realisiert werden können.
Wirtschaftliche und andere Vorteile, die durch „Mehr Projekte in kürzerer Zeit“ realisiert werden können (Volumen, Preise, Umsatz, Gewinn).
Modul 2: Übliche Management-Mechanismen, lokale Optimierung
VUCA & Murphy’s Law
Multiprojektmanagement & Matrixorganisation
Work in Progress: Multitasking, dünne Ressourcenverteilung, DeSynchronisation, DeFokus, lange Durchlaufzeiten, zunehmende Verspätungen, längere Pläne, früherer Start
Parkinson’s Law & Integration: warum ‚Verfrühungen‘ nicht entstehen können während sich Verspätungen ‚fortpflanzen‘
Zunahme von Berichten, Kontrollen, Meetings
Modul 3: Alternative Management-Mechanismen, Flow
Kontrolle & Steuerung des Work in Progress
Planung von Projekten mit expliziten Sicherheiten
Staffelung der Projekte am selbstgewählten Engpass
Taktische Prioritäten unter Berücksichtigung von Projektfortschritt und Pufferverbrauch
(veränderte) Rollen der Projekt- und Ressourcen-Führungskräfte
Task-Management: Singletasking, Gute Ressourcenausstattung
Projektmanagement: schnelle Problemlösung, Pufferverbrauch reduzieren
Top-Management: Wirksame Unterstützung der Projekte
Modul 4: Transformation von lokaler Optimierung zu Flow
Einigkeit im Management
WIP reduzieren
Gute Vorbereitung etablieren
Planungs- und Steuerungs-Mechanismen transformieren
Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten auf Flow ausrichten
Maßnahmen der ständigen Verbesserung auf Flow ausrichten
Jedes Modul kann – je nach Bedarf – in unterschiedlicher Tiefe und mit entsprechend unterschiedlichem Zeitbedarf zum Einsatz kommen. Die Realisierung ist online oder klassisch möglich.
Überblick
< 1 Std.
Keynote / Kurzvortrag zum Thema
Verständnisfragen
Kurz-Workshop
2 - 4 Stunden
Keynote / Kurzvortrag zum Thema
Darstellung von Methoden, Vorgehensweisen, Prozessen
Kurze Einzel-, Paar- oder Gruppenübung mit anschließender Reflektion
Verständnisfragen
Intensiv-Training
1 - 2 Tage
Keynote / Kurzvortrag zum Thema
Ausführliche Darstellung von Methoden, Vorgehensweisen, Prozessen
Mehrere Einzel-, Paar- oder Gruppenübungen mit jeweils anschließender Reflektion
Verständnisfragen
Bewusster Transfer in den Alltag
Öffentlich verfügbare Seminare
- zusammengestellt aus diesen Modulen - sind z.B.
Leitfaden zur nachhaltigen Effizienzsteigerung im Projektmanagement (VDI)
Mehr Projekte in kürzerer Zeit (GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)
Mehr Projekte in kürzerer Zeit (ManagementCircle)
Mehr Projekte in weniger Zeit (ZfU Zentrum für Unternehmensführung)
Multiprojektmanagement effektiv einführen (VDI)
Multiprojektmanagement – Das Management parallel laufender Projekte (TAE)
Zweitbeste Lösung
Die im Unternehmen angewandten Management-Mechanismen bilden den Rahmen, innerhalb dessen die "unteren" Linien- und Projektführungskräfte arbeiten müssen; sie können die Spielregeln des Gesamtsystems kaum verändern. Vielmehr sind sie aufgefordert, im Rahmen der für sie geltenden Restriktionen bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
Um in den Zwickmühlen und Konflikten einer typischen Multiprojektorganisation gut bestehen und (im Rahmen der Möglichkeiten) produktiv wirken zu können, bieten sich – als zweitbeste Lösung – verschiedene Methoden und Arbeitsweisen an, die helfen
Projekte so zu planen, dass sie von den Ressourcen möglichst gut umgesetzt werden können,
die eigene Abteilung / Gruppe so zu organisieren, dass die Mitarbeitenden störungsarm und effizient arbeiten können,
Transparenz über Fortschritt und Risikolevel aller Projekte zu erzeugen, so dass Manager gut informiert sind und sinnvoll unterstützen können.
Der Einsatz dieser Methoden kann Stress verringern, Arbeitszufriedenheit erhöhen und Produktivität steigern. Ein Performanceniveau, wie es von Unternehmen bekannt ist, die nach den Prinzipien von "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" arbeiten, ist auf diesem Weg nicht erreichbar.
VISTEM unterstützt Führungskräfte darin, diese Methoden im eigenen Unternehmen erfolgreich zu etablieren.
Wir vermitteln diese Methoden in Form von Seminaren, Trainings und Workshops, die – je nach Bedarf – aus verschiedenen Modulen zusammengestellt werden können:
Modul 21: Projekt- und Multiprojektplanung
Anforderungen an Projektpläne in einer Multiprojektumgebung
Identifikation / Definition von Arbeitspaketen und Abhängigkeiten
Schätzung und Planung von Durchlaufzeiten und Aufwänden
Ressourcenplanung
Detaillierungsgrad / Mehr-Ebenen-Planung
Kritischer Pfad / Kritische Kette
Chronische Überlast erkennen und entzerren (soweit möglich)
Modul 22: Steuerung der Projektumsetzung
Rolle der „unteren“ Führungskräfte in der Linie als „Treiber“ der Projektumsetzung
Die Arbeitspakete aus den Projekten in der – für das Unternehmen – richtigen Reihenfolge starten und fertigstellen
Rolle der Projektmanager:innen als Kommunikatoren und Problemlöser
Erfassung und Meldung von Projektfortschritt und -aufwand
Produktive Kooperation zwischen Projekt- und Ressourcen-Management während der Projektumsetzung
Hol- und Bringschuld / Staffelläufer-Prinzip
Modul 23: Transparenz und Management-Intervention
Vereinfachte Formen der Berichterstattung
Permanente Transparenz für das Top-Management zu Projektfortschritt, aktuellen Risiken und Handlungsbedarfen
Wie Top-Management Probleme erkennt und wirksam unterstützt
Notwendige strategisch-operative Prioritätensetzung bei Überlast (Welches Projekt soll verschoben werden, um ein anderes rechtzeitig oder früher liefern zu können? Wann wird das verschobene Projekt geliefert?)
Modul 24: Vertrags- und Änderungs-Management
Notwendige und (von Kunden) gewünschte Veränderungen an Content, Zeit oder Budget erkennen
Konsequenzen analysieren und Lösungen entwickeln
Wirksame Kommunikation von Kundenwünschen
Schädliche Einflüsse von Kunden identifizieren und produktiv (vorwurfsfrei) kommunizieren
Umgang mit Kundenanforderungen, die das Unternehmen nicht erfüllen kann/will
Umgang mit (unzuverlässigen) Lieferanten
Modul 25: Persönliche Arbeitsorganisation für Führungspersonen
Unterschied zwischen „dringend“ und „wichtig“
Realistische Tages- und Wochenplanung
Umgang mit Störungen
Vereinbarung störungsfreier Zeiten
Vertreter-Regelungen
„Getting Things Done“
Modul 26: Team-Arbeitsorganisation
Projekt-Arbeitspakete in umsetzbare Aufgaben zerlegen
Überblick behalten: an was kann gearbeitet werden? An was wird gearbeitet? Wo gibt es Probleme? Was ist fertig?
Sinnvoll und wirksame Prioritätensetzung bei temporärer oder chronischer Überlast
Aufbau und Nutzung eines Team-Task-Boards (für Ressourcenteams und/oder Projekt-Teams)
Gestaltung und Nutzung eines täglichen Routine-Prozesses für die Team-Arbeits-Organisation
Anzahl und Dauer von Meetings wirksam reduzieren
Besprechungen ziel- und lösungsorientiert gestalten
Techniken für Problem- und Konfliktlösung in Besprechungen
Modul 27: Umgang mit Zwickmühlen und Konflikten
Methoden für Identifikation und Klassifikation von Zwickmühlen und Konflikten
Chronische Konflikte sichtbar machen und sinnvoll adressieren
Akute Konflikte aufgreifen und zielorientiert lösen
Was tun, wenn „Verantwortung“ und „Befugnis“ voneinander abweichen?
Von gegenseitigen Schuldzuweisungen zu produktiver Kooperation
Modul 28: Umgang mit Restriktionen, Überforderung und Niederlagen
Der Abschied von „Ausreden“
Wie wir uns selbst beschränken durch Begründungen, warum etwas nicht geht
Unproduktive Denk- und Verhaltens-Muster bei sich selbst erkennen und durch produktive Muster ersetzen
„zweitbeste Lösungen“ finden, akzeptieren und umsetzen können
Selbstverständlich stehen die in diesen Modulen vermittelten Methoden und Arbeitsweisen nicht im Widerspruch zu „Mehr Projekte in kürzerer Zeit“. Im Gegenteil: ihr Einsatz kann noch größere Wirksamkeit entfalten, wenn die Gesamtorganisation auf die Prinzipien von „Flow“ ausgerichtet ist.