"Wir brauchen mehr Daten, um ..."


Immer wieder hören wir von Unternehmen und Management-Teams die Aussagen wie: "Bevor wir "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" (pro Monat werden mehr Projekte fertiggestellt, die Durchlaufzeit der Projekte wird deutlich kürzer) angehen, müssen wir das erst noch besser vorbereiten" oder "Wir brauchen erstmal mehr Basis-Daten, um "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" angehen zu können. Das werden wir erstmal tun - wir melden uns dann wieder in 2 Jahren."


Diese Reaktion auf den Vorschlag "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" umzusetzen, ist vollkommen natürlich, nachvollziehbar und auf jeden Fall mit einer guten Absicht verbunden. Denn: sowie jemand einen Verbesserungsvorschlag macht, entsteht immer auch die Frage nach Daten. Die Daten sollen belegen, ob der Verbesserungsvorschlag überhaupt ein real existierendes Problem adressiert und am 'richtigen Hebel' ansetzt. Diese Daten sind in vielen Fällen nicht adhoc vorhanden. Nun ist derjenige, der den Verbesserungsvorschlag eingebracht hat plötzlich konfrontiert mit einem Projekt oder einem Maßnahmenpaket, das darauf ausgerichtet ist, die - vermeintlich - erforderlich Daten zu beschaffen. Das geht meistens nicht von heute auf morgen.


In Zusammenhang mit "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" sollten wir daher folgendes untersuchen:

  1. Wann braucht das Unternehmen die performancesteigernden Wirkungen aus "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" ( Fertigstellung von mehr Projekten/Monat, deutlich kürzere Durchlaufzeit)? Welche wirtschaftlichen Auswirkungen entstehen daraus, diese Performancesteigerung jetzt zu realisieren oder in einem oder zwei Jahren?

  2. Welche wirtschaftlichen Auswirkungen entstehen daraus, ein Projekt aufzusetzen, dass zunächst einmal 'mehr Daten' beschafft? Wird dieses Projekt bereits (während es läuft) die Performance des Unternehmens steigern? Oder wird es Ressourcen und Management-Aufmerksamkeit verbrauchen, die damit an anderer Stelle fehlen?

  3. Welche Basis-Daten braucht ein Unternehmen tatsächlich, um "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" jetzt realisieren zu können?


Zu (1) Wann "braucht" das Unternehmen "Mehr Projekte in kürzerer Zeit"?


Angenommen, das Unternehmen

- setzt 100 Mio € pro Jahr um

- könnte deutlich mehr Aufträge bekommen

- hat einen Anteil von tatsächlich variablen Kosten in Höhe von 50%


Dann ist die wirtschaftliche Wirkung aus "10 % mehr Projekte pro Jahr fertigstellen" 5 Mio €. Die kleinste Durchsatzsteigerung, die wir jemals aus "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" beobachtet haben ist 20% - in diesem Beispiel also eine NetProfit-Steigerung von 10 Mio€. Anders formuliert: "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" zu realisieren bringt dem Unternehmen zusätzliche 10% Umsatzrendite (abzüglich Beratungshonorar und ggf. neue Software).


Würde das Unternehmen nun erstmal 2 Jahre lang Daten sammeln, dann wäre die Berechnung in diesem Beispiel: Die Wirkung kommt 2 Jahre später = 2 Jahre je 10 Mio€ weniger Gewinn als möglich.


Zu (2) Welche wirtschaftlichen Auswirkungen entstehen aus "Mehr Daten zusammenstellen"?


Mehr Daten in erheblichem Umfang zu beschaffen (und es muss ein erheblicher Umfang sein, sonst würde man es nicht als erforderlich ansehen, den Start von "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" signifikant in die Zukunft zu verschieben), ist ein Projekt/Maßnahmenpaket, das erheblichen Einsatz von Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen erfordert (möglicherweise sogar externe Kosten verursacht).


Da die Ressourcen ohnehin schon knapp sind (und Management-Aufmerksamkeit oft ohnehin den unternehmerischen Engpass darstellt), muss ein Projekt, das auf 'Mehr Daten' ausgerichtet ist, zu Lasten der anderen Projekte und Initiativen des Unternehmens gehen; es verlangsamt also die Unternehmensentwicklung. Oft reduziert es den während seiner Laufzeit durch das Unternehmen erzeugten Netprofit (oder es wird mit so geringer Priorität bearbeitet, dass es niemals fertig wird).


Zu (3) Welche Basis-Daten braucht ein Unternehmen tatsächlich, um "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" jetzt realisieren zu können?


Nach unserer Erfahrung braucht das Unternehmen

  1. Projekte (kein 'Projektmanagement')

  2. so viele Projekte, dass diese um Management-Aufmerksamkeit und Ressourcen konkurrieren und es dadurch zu projektverzögernden Effekten kommt (Multitasking, dünne Ressourcenverteilung, Desynchronisation, ...)

  3. Daten: In "Projects that Flow" (Uwe Techt, 2015) ist die Datenmenge wie folgt beschrieben:

  • Eine Liste der Projekte, die in den letzten 2 Jahren beendet wurde, gerade aktiv und die in konkreter Planung sind.


  • In dieser Liste sind enthalten:

  • Projektnummer/-titel

  • Status

  • Projektstart (Datum)

  • Ursprünglich versprochener Liefertermin (Datum)

  • Tatsächlicher Liefertermin bzw. Termin, mit dem der Kunden rechnet (Datum)

  • Kosten - Ursprünglich geplant vs. tatsächlich geplant

  • Spezifikationen: Vollständig erfüllt? Welche Kompromisse wurden gemacht.

(Siehe auch ausführlich "Projects that Flow", Uwe Techt, 2015., Kapitel 8.1.3)

Diese Daten sind im Unternehmen immer vorhanden, sie sind aus F

inanzbuchhaltung und Vertriebsreporting unmittelbar ablesbar.


Schlussfolgerung:

Die Aussage "Wir brauchen zunächst einmal 'mehr Daten'" basiert entweder auf einem Missverständnis (das leicht ausgeräumt werden kann) oder sie ist Ausdruck einer anderen Barriere, die Schlüsselpersonen daran hindert, 'MPikZ' jetzt anzugehen.