In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, Projekte effizient und effektiv zu managen, entscheidend für den Unternehmenserfolg. Multiprojektmanagement-Software verspricht oft eine Steigerung der Produktivität, doch die Realität sieht häufig anders aus. In diesem Artikel beleuchten wir, was wirklich zählt, wenn es darum geht, "mehr Projekte in kürzerer Zeit" erfolgreich abzuschließen, und wie Sie die gängigen Fallstricke in der Projektmanagement-Softwarelandschaft vermeiden können.
Die Software-Falle: Hohe Erwartungen, enttäuschende Ergebnisse
Viele Anbieter von Projektmanagement-Software locken mit dem Versprechen, die Projektarbeit zu beschleunigen und die Anzahl der gleichzeitig handhabbaren Projekte zu erhöhen. Doch in der Praxis endet die Nutzung solcher Systeme oft nur in erhöhter Transparenz, ohne echte Beschleunigung der Projekte. Franz Nowak, ein Experte der VISTEM, betont, dass der Schlüssel zum Erfolg nicht allein in der Software selbst, sondern in deren sinnvoller Nutzung im Rahmen eines wohldefinierten Prozesses liegt.
Projektportfolio optimal staffeln und managen
Ein effektives Projektportfolio-Management ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ressourcen optimal genutzt und Projekte zeitgerecht abgeschlossen werden. Die Herausforderung besteht darin, Projekte so zu staffeln und zu planen, dass sie die verfügbare Kapazität nicht überschreiten und Engpässe vermieden werden. Softwaretools können hier unterstützen, indem sie einen realistischen Überblick über Termine und Ressourcen bieten und somit helfen, den Work In Progress (WIP) effizient zu steuern.
Performance messen und steuern
Die Einführung einer Software muss mit einem klaren Ziel für die Verbesserung des Geschäfts der Organisation sein. Mehr effektive Leistung in Richtung der Ziele der Organisation. Primär sollte hier der steigende Durchsatz geplant und verfolgt werden. Um kontinuierliche Verbesserung in der Projektarbeit messbar zu machen, können Indikatoren wie Wartezeiten, Task- und Projektfertigstellungsrate verwendet werden. Moderne Softwarelösungen bieten hierfür Auswertungen, die nicht nur den aktuellen Stand, sondern auch die Entwicklung über die Zeit visualisieren. Kombiniert mit Kommentaren bei Störungen ermöglichen es diese Daten, rechtzeitig Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten und die Effektivität kontinuierlich zu steigern.
Ressourcenplanung und strategischer Kapazitätsaufbau
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die strategische Planung und Bereitstellung von Ressourcen. Software kann dabei unterstützen, die notwendigen Kapazitäten zu identifizieren und zu planen, um das Unternehmenswachstum zu fördern. Durch die Simulation verschiedener Szenarien können Entscheidungen über den zeitlichen und mengenmäßigen Aufbau von Ressourcen fundiert getroffen werden.
Fazit: Software als Werkzeug, nicht als Lösung
Software kann ein mächtiges Werkzeug im Multiprojektmanagement sein, stellt aber kein Allheilmittel dar. Der Erfolg hängt wesentlich davon ab, ob Software die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt und wie sie in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert wird. Unternehmen, die bereit sind, ihre Arbeitsweisen flussorientiert anzupassen und das volle Potenzial der Technologie zu nutzen, erzielen die größten Erfolge. Multiprojektmanagement-Software kann einen bedeutenden Beitrag leisten, um "Mehr Projekte in kürzerer Zeit" zu realisieren, wenn sie richtig eingesetzt wird. Durch die Vermeidung der typischen Fallstricke und die Fokussierung auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Projektteams und Führungskräfte kann sie zu einem wertvollen Verbündeten in der Steigerung der Unternehmensproduktivität werden.
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